Was bedeutet Produktivität?
Oft hören wir den Begriff der Produktivität und verbinden damit, wie gut und schnell wir, als Mitarbeitende, an einem Tag unsere Aufgaben abarbeiten konnten.
In der ursprünglichen Definition beschreibt Produktivität eine wirtschaftswissenschaftliche Kennzahl, das Verhältnis zwischen produzierten Gütern/Dienstleistungen und den dafür benötigten Produktionsfaktoren.
Auf uns Menschen übertragen heisst das, ein möglichst günstiges Verhältnis zwischen Input (Zeit, Energie und Ressourcen) und Output (=gewünschtes Ergebnis).
Welche produktiven Herausforderungen haben wir heute in unserer digitalen Welt?
Mit dem Ausbruch der Covid-19 Pandemie im Jahr 2020 hat sich unser Leben, wie wir es bisher kannten, dramatisch geändert.
Wir arbeiten heute vermehrt von zu Hause, müssen uns selbst managen, um die vielen Aufgaben, Mails und Termine im Überblick zu behalten. Und gleichzeitig benötigen wir neue Strategien, die unsere gesundheitlichen Aspekten positiv im Leben unterstützen.
Aktuell sprechen wir nicht mehr von Work-Life-Balance, sondern von Work-Life-Integration, da die Bereiche fliessend ineinander übergehen und keine klare Grenze mehr existiert.
Die Anzahl von E-Mails, Chats oder Aufgaben nimmt stetig zu. Termine sind auf Rekord-Niveau und viele gute Ansätze zur Steigerung der eigenen Produktivität verpuffen, wenn man selbst kein flexibles und nachhaltiges System nutzt.
Und sehen wir der Wahrheit ins Auge – Du wirst es weder schaffen deine Aufgabenliste auf Null zu reduzieren, noch das E-Mail-Programm zum Schweigen zu bringen.
Die beiden Autoren Jake Knapp und John Zeratzky beschreiben in ihrem Bestseller-Buch „Mehr Zeit“ (Make Time) genau diese Infinity-Pools.
Hinzu kommt ein weiteres Phänomen unserer heutigen digitalen Überflutung – sei es durch die Medien oder durch nicht leer werdenden Listen – Prokrastination. Die Aufschieberitis.
Weil wir uns ständig ablenken lassen, uns gleichzeitig nicht gut genug gegenüber diesen äusseren Störungen abgrenzen können und auch falsch priorisieren, schieben wir Aufgaben, aber auch mittel- und langfristige Ziele und Abgabetermine bis zum letztmöglichen Zeitpunkt hinaus.
Wir verspüren den Wunsch, beruflich und privat gut organisiert zu sein und idealerweise Werkzeuge zu finden, die für beide Bereiche genutzt werden können.
Doch oft ist dies nicht so einfach möglich, da Mitarbeitende eines Unternehmens mit vorgegebenen Programmen arbeiten müssen oder einfach keine Berechtigung haben, private Software, die sie gerne nutzen würden, auf dem Firmenrechner zu installieren.
Ein weiterer Kanal entsteht und erhöht die ohnehin schon hohe Komplexität.
Was sind Infinity Pools?
Infinity Pools sind ständig verfügbare, praktisch unendliche Quellen für Informationen oder Unterhaltung:
- Pull-to-refresh-Apps (LinkedIn, TikTok, Facebook, E-Mail, Instagram, Twitter, etc.)
- Video-Streaming-Dienste (YouTube, Disney Plus, Netflix etc.)
- Sogar Webbrowser, die On-Demand-Zugang zu so ziemlich allen Informationen der Welt bieten
Der Grossteil der Infinity-Pools wird von Sozialen Medien und Netzwerken geprägt.
Aber auch E-Mails und die sich ständig nachfüllenden Aufgaben des Aufgabenmanagers oder das E-Mail Programm gehören dazu.
Warum benötigst du ein System für deine Produktivität und wie kann dich Software dabei unterstützen?
Software kann uns dann effektiv helfen, wenn wir unsere eigenen Prozesse kennen oder diese automatisiert werden können.
Häufig machen wir den Fehler und glauben, eine Applikation kann uns dabei helfen, dass fehlende Puzzleteil zu ersetzen. Und so wechseln wir von einem Tool zum nächsten – dies kostet noch mehr Zeit und wir fühlen uns noch unproduktiver.
Ein System, das nicht mit Papier und Stift funktioniert, wird auch in der digitalen Welt keinen Erfolg haben.
(alte Produktivitätsweisheit)
Ein System, das zunächst einmal unabhängig von den Applikationen bestehen muss, unterstützt uns dabei, dass wir leichter Entscheidungen auf Basis vorhergegangener Überlegungen treffen können.
Es ist eine Art Checkliste, die wir immer zur Hilfe ziehen können, wenn wir an einen Punkt in unserem Prozess kommt, den wir nicht gleich lösen können.
Wurde dieses Problem bereits erkannt und in das System eingebunden? Wenn ja – was ist der nächste Schritt? Wenn nein – wie löse ich das Problem (mit anschliessender Dokumentation)?
Ein nachhaltiges System beantwortet dir unter anderem folgende Fragen:
- In welcher Applikation soll die Information abgelegt werden, so dass du diese zu einem späteren Zeitpunkt wiederfindest?
- Wie häufig möchtest du E-Mails oder soziale Medien prüfen ohne dass du weniger produktiv wirst?
- Welche Applikationen brauchst du, so dass du deine eigenen Prozesse abbilden und die eigene Produktivität steigern kannst?
Wichtig und entscheidend ist, dass wir, wenn es um das Datenmanagement geht, konsequent bleiben und uns an das System halten.
Software kann uns helfen, Prozesse zu beschleunigen oder Daten schneller verfügbar zu machen.
Je besser du die Tools, die du nutzt, kennst und verwendest, um so effizienter und effektiver wirst du im Laufe der Zeit werden. Und die Produktivität wird automatisch steigen.
Pfeiler der Produktivität
Während wir bisher über Herausforderungen, ein nachhaltiges System und Software nachgedacht haben, geht es bei der Produktivität um die gezielte Anwendung von Methoden und Gewohnheiten.
Die meisten bekannten Produktivitätsmethoden, einige davon sind später aufgeführt, können auf eine Hand voll Kernelemente herunter gebrochen werden:
Fokussiert bleiben – Produktivität steigern
Der wichtigste Punkt ist es, konzentriert an einer Aufgabe zu bleiben, bis diese abgeschlossen ist.
- Definiere pro Tag eine, maximal zwei Aufgaben, die unbedingt erledigt werden müssen – komme was wolle!
Idealerweise werden diese Aufgaben bereits am Vortag festgelegt. Dadurch verschwendet man nicht unnötig Energie mit der Priorisierung am Tag der Umsetzung. Es ist klar, was zu tun ist und man kann die volle Energie dafür einsetzen. - Vermeide Multitasking
Wir Menschen sind nicht in der Lage Multitasking zu betreiben!
Um so wichtiger ist es, dass wir uns nicht ablenken lassen. Deaktiviere Chat-Tools und das E-Mail Programm für eine bestimmte Zeit. Gehe offline und kommuniziere das offen und trage die Abwesenheit als “Fokusarbeit” im Kalender ein.
Gewohnheiten aufbauen und pflegen
Gewohnheiten automatisieren und unterstützen uns bei der Entlastung unserer Konzentration.
Gemäss einer Studie des European Journal of Social Psychology manifestiert sich ein regelmässig wiederholter Prozess nach 66 Tagen zu einer Gewohnheit.
- Plane feste Zeiten ein, z. B. 2x pro Tag für die Bearbeitung von E-Mails oder für die Priorisierung der Aufgaben des nächsten Tages – “Timeboxing”-Technik.
- Im Home Office sollte man gut den Arbeits-, vom Freizeitbereich trennen. Ein Spaziergang symbolisiert den Übergang in den Feierabend und hilft uns, besser abzuschalten.
Kleide dich auch im Home Office gut. Es vermittelt uns selbst das Gefühl, dass wir nicht im Urlaub sind. Und auch unsere Umwelt wird das positiv aufnehmen.
Timeboxing
Beim “Timeboxing” handelt es sich um eine Methode, bei der jeder Aufgabe ein fester Zeitblock zugewiesen wird.
Wurde eine anstehende Aufgabe priorisiert, sollte der zeitliche Umfang für die Erfüllung dieser Aufgabe geschätzt werden.
Diese Aufwandschätzung wird dann als Termin im eigenen Kalender blockiert.
In diesem Zeitfenster konzentriert sich das Gehirn auf das Wesentliche und trennt die wichtigen von den unwichtigen Dingen.
- Parkinson-Prinzip
Das Parkinson-Prinzip, benannt nach Cyril Northcote Parkinson, besagt, dass sich die Arbeit in genau dem Mass ausdehnt, wie die Zeit, die wir für ihre Erledigung zur Verfügung stellen.
D. h. ein Meeting, dass auf 60 Minuten angesetzt wird, wird auch 60 Minuten benötigen, obwohl man die Ergebnisse bereits nach 40 Minuten erreichen könnte. - Analysiere die Aufgaben (und bündele diese gegebenenfalls), schätze realistisch die Zeit ein, die dafür nötig ist und plane auch Zeiten für Pausen und Unvorhergesehenes ein.
Zum Beispiel könnte man in einer Timbox alle E-Mails beantworten. - Plane deine “Timeboxes” rechtzeitig um die fixen und nicht verschiebbaren Termine herum.
Gesunde Work-Life-Integration
Menschen sind (und das ist gut so) keine Maschinen. Daher ist es wichtig, dass wir diese so gut es geht pflegen.
- Musik kann entspannend bei der Arbeit wirken (wenn es nicht deine volle Konzentration benötigt)
- Ein Power-Nap oder ein kleiner Spaziergang hilft, den Kopf durchzulüften.
- “Pomodoro”-Technik
Nach 25 Minuten Arbeit, erfolgt eine Pause von fünf Minuten. Nach vier Phasen von je 25 Minuten Arbeit, kommt anschliessend eine längere Pause von 15 Minuten.
Höre auf das eigene “Ich”
- Höre auf den eigenen Körper und den Bio-Rhythmus.
- Lerche oder Eule? Je nachdem, kann die Arbeitszeit dem eigenen Energiehaushalt angepasst werden.
- Achte auf eine gesunde und ausgewogene Ernährung
Ein schweres Mittagessen kann schnell die Energie für den Nachmittag rauben. Reis und Hühnchen, oder ein frischer Salat hingegen, liefern die nötige Energie für den bevorstehenden Nachmittag.
Zusammenfassung
Die heutige digitale Welt bietet grossartige Chancen und Möglichkeiten. Vernetztes denken und arbeiten, schneller Zugang zu allen Informationen und künstliche Intelligenz, die uns unterstützen könnte.
Doch gleichzeitig gibt es auch eine Kehrseite der Metaillie.
Ein erhöhtes Aufkommen von E-Mails, Terminen und Chats, dezentrale Arbeitsorte und ein nicht mehr trennbarer Bereich zwischen Arbeit und Freizeit fordern uns, ein nachhaltiges und flexibles System zu nutzen, damit wir effizient und effektiv bleiben.
Dieses System, in Verbindung mit Gewohnheiten und einer Hand voller Werkzeuge, bildet die Basis für uns, leichter Entscheidungen treffen und auf künftige Änderungen flexibel reagieren zu können.
Im nächsten Artikel wirst du mehr über die Werkzeuge erfahren, die du für dein persönliches System nutzen solltest um produktiv zu sein.
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