Im letzten Artikel (Link) haben wir uns mit den Pfeilern der Produktivität beschäftigt und warum es wichtig ist, ein persönliches System aufzusetzen um die Herausforderungen der digitalen Welt zu meistern.
Software kann dich bei klaren Prozessen gut unterstützen.
Es braucht nur eine Hand voller Applikationen für dein persönliches System und du kannst deine Produktivität in einfachen Schritten steigern.
Oft sind diese Tools vollkommen kostenfrei und werden bereits mit dem Betriebssystem ausgeliefert.
Tools, die man benötigt, um die Produktivität zu steigern
Für eine effiziente und produktive Arbeitsweise braucht es nicht viel – eine Hand voller Programme, die nachfolgend kurz erklärt werden.
Kalender – das mächtigste Tool
“Was im Kalender steht, wird erledigt! Keine Ausnahme!”
Der Kalender ist das mächtigste Werkzeug und ein heiliges Hoheitsgebiet.
Mit dem Kalender lassen sich nicht nur die eigenen Ressourcen planen. Du entscheidest, wem du deine Zeit schenken willst und wann das ist.
Im Kalender werden alle internen und externen Termine und Events organisiert.
Aufgabenmanager – Produktiv sein heisst «machen»
Ein Aufgabenmanager ist ein Programm, das in der Lage ist, die Aufgaben zu erfassen, die erledigt werden müssen. Es hilft, ein Projekt näher zum Abschluss zu bringen, oder um Routine-Aufgaben zu verwalten.
Technisch gesehen ist ein Aufgabenmanager eine Liste mit Aufgaben unterschiedlicher Prioritäten und Kategorien.
Der Aufgabenmanager ist ideal für die Ablage deiner Ideen.
Wann immer dir etwas in den Kopf fällt, erstelle eine Aufgabe in der Eingangsbox deines Aufgabenmanagers.
Am Ende des Tages entscheidest du, welche Ideen du weiterverfolgen möchtest.
Notiz-Programm – das zweite Gehirn
Im Notiz-Programm sind alle relevanten Informationen abgelegt, die weder Aufgaben, noch Termine sind.
Das Notiz-Programm eignet sich unter anderem für:
- Projekte und projektrelevante Informationen
Projektdokumentationen, Notizen von Besprechungen, Meilenstein- und Ressourcenpläne - Referenzmaterial
Das sind Informationen, die nicht projektrelevant sind, aber zu einem späteren Zeitpunkt wichtig werden könnten. - Bedienungsanleitungen (Staubsauger, Computer)
- Checklisten und Vorlagen
- Rezepte zum Kochen
- Bastelanleitungen und DIY (wie macht man Knete)
- Texte zu Liedern
- Interessante Artikel
- Webseiten von Hotels für Ferien
E-Mail Programm – ein Störenfried der Produktivität?
Das E-Mail Programm ist, neben dem Kalender, das zweitmächtigste Werkzeug in der Sammlung.
Es setzt eine strikte und konsequente Benutzung voraus, denn es ist auch das Programm, das unsere Produktivität am ehesten boykottieren kann.
Die Anzahl der E-Mail, die wir täglich konsumieren, steigt stetig.
Wir müssen die wichtigen von den unwichtigen Nachrichten trennen oder darauf achten, dass wir nicht gleich jede neu eingegangenen E-Mail lesen.
Organisiere deine E-Mails in drei Ordnern
- Aktionen an diesem Tag
Hier werden die E-Mails abgelegt, die noch an diesem Tag bearbeitet werden müssen.
Lege das E-Mail nicht zusätzlich im Aufgabenmanager ab. Damit erzeugt man unnötige Dubletten. - Warten auf
Hier organisierst du die E-Mails, bei denen du keine Aktion hast (online Bestellung). - Referenz
Im Referenz-Ordner sind alle E-Mails hinterlegt, die nicht in den beiden anderen Ordnern sind.
Vertrau auf die Suche der E-Mail Programme.
Diese Tools sind so leistungsstark geworden und du wirst E-Mails schnell und einfach finden.
Lege nicht zu viele Ordner für die Organisation der E-Mails an. Es ist, aus meiner Sicht, nicht erforderlich, für jedes Projekt einen eigenen Ordner im E-Mail Programm zu erstellen.
Cloud-Speicher – Dateien zu jeder Zeit, an jedem Ort
In der Cloud befinden sich meist die Dokumente oder Dateien, die Geräte übergreifend genutzt werden sollen.
Musste früher eine Excel-Datei lokal gespeichert und über einen USB-Stick auf einen anderen Rechner kopiert werden, befinden sich die Dokumente heute zentral und gut gesichert in der Cloud.
Über unsere mobilen Endgeräte, z. B. Tablet, Smartphone oder Notebook, können wir diese bequem und einfach erreichen.
Produktivitätsmethoden
Neben den digitalen Werkzeugen, die uns helfen, auf Basis unseres Systems, produktiv zu sein, gibt es zahlreiche Methoden, die wir anwenden können.
Pareto Prinzip (80/20 Regel)
Das Pareto Prinzip wurde von Wilfredo Pareto entwickelt und wird auch die 80 zu 20 Regel genannt.
Das Pareto Prinzip besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwands erreicht werden sollen.
Die restlichen 20% der Ergebnisse erfordern mit 80% des Gesamtaufwands den höheren Anteil.
Eisenhower Matrix
Durch diese Matrix können anstehende Aufgaben schnell und einfach in Kategorie eingeteilt werden.
Die Matrix besteht aus vier Quadranten.
In der vertikalen Richtung wird die Wichtigkeit definiert, auf der horizontalen Achse die Dringlichkeit.
Anhand der Kriterien Wichtigkeit (wichtig / nicht wichtig) und Dringlichkeit (dringend / nicht dringend) gibt es vier Kombinationsmöglichkeiten.
Die vier Aufgabentypen werden A-, B-, C- und D-Aufgaben genannt und auf die vier Quadranten verteilt.
GTD
Getting Things Done (oder kurz GTD) ist wohl die bekannteste Selbstmanagement Methode, die durch David Allen ins Leben gerufen wurde.
Die Idee hinter GTD ist, geplante Aufgaben und Projekte so schnell wie möglich aus dem Kopf in ein vertrauenswürdiges System zu bekommen.
Im System werden Projekte, Informationen und Ideen dann in einzelne, umsetzbare Arbeitsaufgaben unterteilt.
GTD strebt an, den gesamten Alltag mit kontextbezogenen Aufgabenlisten zu erfassen.
Die wichtigsten Schritte in GTD sind:
- Sammeln
- Verarbeiten
- Organisieren
- Durchsehen
- Erledigen
COD
COD (Collect Organise Do) ist eine modernere Version von GTD und wurde vom Carl Pullein, einem Coach für Produktivität und Zeitmanagement, entwickelt.
Die Methode ist eine bessere Variante, um in unserer digitalen Welt auf die Herausforderungen zu reagieren.
GTD verwendet unter anderem noch eine klare Trennung zwischen beruflichen und privaten Aufgaben, was im Zeitalter der Work-Life-Integration nicht mehr realistisch wäre. Auch das Fax nicht mehr zeitgemäss.
A.L.P.E.N
Die ALPEN Methode beschäftigt sich mit dem Zeitmanagement und dient zur besseren Planung des Tagesablaufs. Diese Methode wurde von Lothar J. Seiwert entwickelt.
Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
Länge schätzen
Pufferzeiten einplanen
Entscheidungen treffe
Nachkontrolle
Bento
Das Bentō ist vor allem in der japanischen Küche weit verbreitet. Sicherlich sind dir schon die schönen Boxen aufgefallen, die die Speisen im Inneren in verschiedenen Kästchen aufbewahrt.
Die Methode hilft sinnvollere und wenigere Aufgaben zu erledigen.
Die drei wichtigsten Schritte sind:
- Packen (Pack)
Wähle aus deinen Aufgaben genau drei aus (nicht mehr und nicht weniger).
Klein
Für einen einfachen Gewinn – das kann eine Verwaltungsaufgabe oder Zeit für persönliches Wohlbefinden sein.
Mittel
Aufgaben, die ein mittleres Mass an Energie und Konzentration erfordern, aber nicht die ganze Aufmerksamkeit benötigen.
Gross
Aufgaben, die eine hohe Konzentration erfordern – das bedeutet so wenig Ablenkung wie möglich, auch bei Besprechungen. - Ablauf (Flow)
Wurden die drei Aufgaben definiert, entscheidest du im nächsten Schritt, in welcher Reihenfolge sie abgearbeitet werden.
Mit Hilfe von weiteren Produktivitätsmethoden, z. B. “Eat The Frog” von Brian Tracy, startet du mit der unangenehmsten Aufgabe (der grössten Aufgabe), erledigst dann die mittlere und hebst dir die einfachsten Aufgaben für den Schluss auf. - Fokus (Focus)
Hast du auch diese Entscheidung getroffen, geht es nun an die Umsetzung. Hier helfen dir verschiedene Philosophien, wie du in den Zustand von Deep Work kommst.
Die Bento Methode nutzt mehrere Ansätze unterschiedlicher Methoden und benötigt eine kleine Einarbeitungszeit. Bento ersetzt den bestehenden Aufgabenmanager nicht. Es ergänzt ihn.
Warum du einen Review benötigst
Keine der oben genannten Methoden funktioniert, wenn es nicht in regelmässigen Abständen eine Beurteilung des IST und SOLL gibt.
- Täglicher Review
- Konnten die für den Tag eingeplanten Aufgaben umgesetzt werden?
- Welche Aufgaben stehen für den kommenden Tag an?
- Müssen Aufgaben umpriorisiert werden, da ungeplante Termine dazwischengekommen sind?
- Wöchentlicher Review
- Konnten die für die Woche definierten Aufgaben und Ziele erreicht werden?
- Welche Aufgaben stehen für die kommende Woche an und sind diese Aufwände mit dem Kalender abgeglichen?
- Monatlicher Review
- Sind die Projekte auf Kurs?
- Sind die Projekte auf Kurs?
- Jährlicher Review
- Welche Ziele stehen für das kommende Jahr an?
Zusammenfassung
Oft braucht es nicht viel um seine eigene Produktivität zu steigern. Vieles ist oft schon bekannt und wird teilweise auch schon umgesetzt.
Das Grundgerüst bildet ein nachhaltiges und flexibles System, eine Art Framework, mit dem man sich den digitalen Herausforderungen entgegenstellen kann.
Gewohnheiten helfen, bessere und schnellere Entscheidungen zu treffen.
Welche Produktivitätsmethode die richtige ist, hängt von mehreren Faktoren und der eigenen Vorliebe ab.
Überfordere dich nicht selbst am Anfang. Beginne klein und setzt zwei, maximal drei Tipps um.
Festige die Gewohnheiten über einen Zeitraum von drei bis vier Wochen. Setze im Anschluss den nächsten Tipp um.
Bonus
Lade dir doch auch den Leitfaden «Tools zur Organisation» herunter. «Was geht wohin?» – das wird in dem PDF schnell und einfach beschrieben.
Du kannst es auf die eigenen Bedürfnisse anpassen und für dein persönliches System nutzen.
